广东省中医药学会专业委员会工作指南

 

一、学术会议

（一）会议通知备案和盖章

1、需要备案的情况：

所有学术活动，包括举办或承办的国际性、全国性、地区或省级学术会议，举办新技术、新理论、新方法继续医学教育培训班，病案讨论会，新知识、新方法介绍，新技术演示，学术讲座与专题报告，国际合作与交流，科普宣传等，请于活动举办前（至少15天）将会议通知、日程安排交学会备案。

2、专业委员会需要盖章的所有文件（如会议通知、邀请函等），请在盖章前先将文

件的电子版发到学会邮箱gdzyyxh@163.com，经学会审核后方能盖章。

3、办理下发会议通知流程：拟会议通知、日程安排 → 发邮件至学会 → 审核后盖章 → 学会备案 → 自行下发通知。

（二）会议通知行文

1、会议名称可以根据会议主题自定，但继续医学教育项目的名称、项目号应与省卫计委、省中医药局所发继教文件中项目名称、项目号的要求一致。

2、在起草通知时，注意如果没有得到上级行政部门的许可和授权，不应有 “由XX局主办”等文字，通知结尾落款应在正文右下角落注明“广东省中医药学会XX专业委员会”以及发通知的时间，没有落款一律不盖章。

3、通知中所收费用内容只能写“会议费”或“会务费”，可以写含餐费、资料费，不可写含学分证费，并标明是现金收费(目前只能现金收费)。

（三）给厂商、公司的邀请函

1、邀请厂商、公司资助我会举办学术活动的通知，一律采用“邀请函”形式，不能用“招商函”、“赞助函”、“参展通知”等；

2、根据卫生部《医疗卫生机构接受社会捐赠资助管理暂行办法》精神，给厂商、公司的会议邀请函中，不提“赞助”，统一改为“资助”；

3、为方便资助款即时到帐，应提供学会帐户名、账号、开户行，并知会厂商、公司进帐后将银行底联和联系方式以电子版的形式发到学会邮箱gdzyyxh@163.com，并致电020-83600103联系学会财务部确认款项信息。

账户名称：广东省中医药学会

开户行：中国银行广州恒福路支行

账号：6847 6179 1019 

（汇款时请务必注明专业委员会及贵公司名称）

4、办理流程：拟邀请函（可参考学会制订的给厂商邀请函的模板）→ 发邮件至

学会 → 审核后用学会函头纸打印、盖章、学会备案 → 扫描发专业委员会 → 专业委员会用彩色打印机打印 → 自行下发邀请函（或学会打印若干份快递给专业委员会）。

（四）与厂商、公司的协议

1、与厂商、公司签订的协议，尽量用“参会协议”、“合作协议”、“学术会议支助协议”等，不能用“赞助协议”、“赞助合同”、“参展协议”、“购买合同”等（近两年如辉瑞、阿斯利康、拜耳、赛诺菲行、强生、罗氏、和黄等知名公司均不再订赞助协议），请尽量使用学会的协议模版：《广东省中医药学会学术资助协议》。

2、厂商、公司拟好的协议一式两份送专业委员会主任委员阅读并签字。主任委员应仔细阅读协议条款，明确责、权、利后在协议的“广东省中医药学会签章栏”签字。

3、经专业委员会主任委员签字后的协议送学会最终审核并盖章。主任委员未签字的，学会一律不盖章。

4、办理流程：打印协议一式两份 → 主委审核签字 → 学会盖章 → 双方盖章后

送交一份到学会备案。

二、继续医学教育

（一）Ⅰ类学分

1、Ⅰ类学分申报要求：根据国家中医药管理局继教委和广东省中医药局继教委员的规定，每年开展的国家级、省级继续医学教育Ⅰ类学分项目是上年11-12月网上申报，获得批准后于下年实施，学分分为国家级Ⅰ类、省级Ⅰ类。省级I类学分按6学时授予1学分计算，每个项目最多不超过10分；国家级学分按3学时授予1学分计算，每个项目最多不超过12分。凡被批准了的国家级在实施时因学习时间不够，按实际办班时间授分，即：如批了12分，但学习班议程只有18学时，故只能授6分。

2、Ⅰ类学分申报流程：根据国家、省中医药管理部门申请继教项目的通知 → 学会发邮件转发通知各专业委员会 → 各专委会按通知规定填报《项目申请表》 → 学会网上申报 → 纸质版材料送国家局、省中医药局审批 → 批文下发后由学会通知各专业委员会报告审批情况 → 各专委会办班。学术会议、论坛、研讨会等形式的活动不能申请省级和国家级项目。

（二）Ⅱ类学分

1、申报时间：省级继续医学教育项目Ⅱ类学分（称专项备案项目）受理时间按季度进行，分别为2016年3月、6月、9月、12月底前4个时间段申报Ⅱ类学分。

2、申报流程：各专业委员会办班前按季度提交“项目申报材料”→ 学会网上填报《项目申请表》 → 学会报送省中医药管理部门审批 → 3个月后由学会通知各专业委员会学会审批情况 → 各专委会当年办班

3、项目申报材料： 省级Ⅱ类，每6学时为1学分，最多只能申请6分。 申请时应提供以下电子版材料：

①项目基本情况：项目名称、举办日期、举办期数、举办地点、教学对象、拟招生人数、拟授学员学分。

②项目负责人：姓名、年龄、职称(要求副高或以上职称) 、最高学历、身份证号码(或军官证号码)、工作简历、教育经历、通讯地址、联系电话。

③主要教师：姓名、专业技术职务、研究方向、所在单位、讲授题目、内容、学时、教学方法。其主要教师应有2/3为副高以上技术职务，每个教师一次讲课不得超过2小时。

（三）广东省内学员一概不发纸版学分证。从2011年5月1日起，我省卫生专业技术人员在省内参加国家级、省级继续医学教育项目学习和其他各类培训班、研修班、学术讲座、学术会议等专业科目学习均采用IC卡实时登记。

（四）举办期数：如在申报项目时举办周期填报了多期，批准了的省级中医药继教项目（不论Ⅰ类和Ⅱ类）一年内可以举办多期，否则只能一年举办一次。批准了的国家级继教项目最多只能办两期，且一旦向国家局提交了材料只能办一期（要办两期需事先说明）。

（五）刷学分人数：省级项目（Ⅰ类和Ⅱ类）刷学分人数只能按申报时申请学员人数上浮20%，例如申报时只申请了50人，最多只能有60人刷学分，凡超过限制人数时，华医系统自动停止授分。

（六）在一个办班周期内只能举办一个继教项目，如特殊情况要同时举办两个项目时学员应分流，即一部分学员刷A 班学分，另一部分学员刷B班学分，不可一个学员同时刷两个班学分。为了规范继教工作，从2017年起不再允许在一个办班周期内同时举办两个以上学习班。

（七）凡被批准了的国家级、省级继教项目均应在当年的12月15日前完成，未实施的项目应于当年12月20日前报学会，并填写《未执行中医药继续教育项目延期申请表》说明原因。

（八）举办前提交材料：国家级、省级继续教育项目举办前2周向学会办公室提交电子版的培训班通知、议程、授课老师的基本情况（含姓名、职务、研究方向、工作单位）等材料，由学会统一负责办理在国家级中医药继续教育项目网络管理系统和广东省CME项目申报系统上的办班前项目网上登记。

（九）举办后提交材料：

1.省级继续教育项目完成后，10个工作日内向学会报送：①教材或论文集1份； ②电子版（gdzyyxh@163.com）会议议程；③电子版的会议总结。由学会统一通过广东省CME项目反馈系统在网上填报项目执行情况反馈登记。

2.国家级项目完成后，10个工作日内向学会办公室报送：①由10位不同地区的学员分别填写的《国家级中医药继续教育项目执行情况学员调查表》10份纸质材料；②教材或论文集1份。③电子版（gdzyyxh@163.com）《国家级中医药继续教育项目执行情况报告表》；④电子版总结；⑤电子版会议议程（含讲课专家联系电话）。由学会统一通过国家级中医药继续教育项目网络管理系统在网上完成项目执行情况反馈登记。

三、组织建设

（一）专业委员会换届原则

根据学会《章程》规定，专业委员会每届任期5年，期满换届。开展换届工作应遵循以下原则：

1、换届工作应在学会秘书处的配合下进行，遵循民主办会的原则，召开全委会或常委会讨论换届问题，并做好会议记录。会议由当届专业委员会主任委员主持，成立换届领导小组。

2、经充分酝酿、协商后提出改选方案，包括委员人数、各地区、单位委员分布比例和委员连任人数、名单以及下一届专业委员会主任委员、副主任委员候选人建议名单等。委员名额分配应考虑到本学科各主要领域的需要，适当照顾地区分布，但不搞平均分配。

3、专业委员会主任委员的任职需换届领导小组成员共同签字推荐，任职原则上不超过2届。

4、为保持专业委员会的学术权威性和学会工作的连续性，委员更新的比例不应小于1/3，积极选拔优秀中青年科技骨干进入专业委员会。常务委员（含正、副主任委员）名额不超过所有委员名额的1/3；

    5、新一届专业委员会成员（不论新委员还是老委员）均应填写《广东省中医药学会XXX专业委员会委员推荐表》，单位盖章才有效，非我会会员者或已过期会员需同时办理入会手续。

（二）专业委员会换届流程

1、专业委员会本届班子成员要在充分酝酿的基础上，至少提前半年向学会秘书处提交换届请示或报告，提出换届方案，确定换届领导小组成员。

2、向相关单位发出推荐委员的《关于推荐广东省中医药学会XXX专业委员会第X届委员会委员候选人的函》和《广东省中医药学会XXX专业委员会委员推荐表》。

3、由学会秘书处统计收到的委员推荐表和办理入会情况并即时报告换届领导小组。

4、经民主协商产生的新一届委员会委员名单（其中正、副主委、常务委员占整个队伍的1/3）由上任和下任主任委员共同签字，至少提前15个工作日上报学会审批。

5、学会拟批文，秘书长审核，会长签发，发文、做聘书，由学会秘书处颁发聘书。

（三）专业委员会增补委员流程

因工作需要，可在本届内增补委员，新成立、换届、增补3个月后才可申请下一次增补委员。其增补程序为：

1、专业委员会内部民主协商，取得一致意见后，至少提前15个工作日向学会办提交增补委员申请报告，由主任委员签字。

2、专委会通知新委员候选人填写《广东省中医药学会XX专业委员会推荐表》，单位盖章，非会员者应办理入会手续。

3、由学会秘书处统计收到的委员推荐表和办理入会情况并即时报告专业委员会。

4、学会秘书处审核名单无误后，学会拟批文，秘书长审核，会长签发，发文和颁发聘书。

（四）个人会员费缴纳流程

目前，可通过以下三种渠道缴纳会费（注：必须严格按照缴纳流程办理缴费，五年一交，必须备注、核对，以免耽误办理）：

1、电子转账汇款

（1）支持银行柜台转账汇款；支持网上银行转账汇款；暂不支持ATM转账汇款，通过ATM转账汇款的会费无法显示备注信息，无从核对缴费人员信息。

（2）学会账户名称：广东省中医药学会

                 账号：6847 6179 1019

               开户行：中国银行广州恒福路支行

      请在备注栏填写“联系人手机号码”或“专业委员会简称+入会者姓名”（必填）。

（3）缴费后3个工作日内，将银行转账单扫描或拍照发送至学会邮箱gdzyyxh@163.com存档，并致电（83600103）学会核对确认入会者信息。

2、邮局汇款

（1）收款人地址：广州市越秀区淘金北路77号（麓湖阁南塔404室）

     收款人姓名：广东省中医药学会

请在附言栏填写“入会者姓名、手机号码、单位”（必填）。

（2）缴费后3个工作日内，将汇款凭据扫描或拍照发送至学会邮箱gdzyyxh@163.com存档，并在10个工作日后致电（83600103）学会核对确认入会者信息。

3、直接到学会现金缴纳

4、流程：缴费——与学会核对确认——完成会费缴纳

注：①会费五年一交，300元/人（60元/年），最新的表格请在公共邮箱gdzyyxh001@163.com下载，密码为000000。

②成为委员必须先办理入会，学会收到“表+费”后，7个工作日内予以审核办理入会，1个月左右邮寄会员证及会费票据。

四、财务报账借支管理

   （一）培训班及学术会议收支预算筹备

各专业委员会举办的培训班及学术会议的收支预算筹备由专业委员会秘书与学会财务部商讨，专业委员会秘书需在培训班及学术会议召开前15天提交培训班及学术会议的收支预算表，若专委会不提交预算表，由此产生的办班、办会亏损或结余过多需要缴税问题，由专委会自行负责。

（二） 培训班及学术会议支出结算的种类和结算方式

1、各专业委员会报账的时限要求：根据《企业所得税法》的规定，学会企业所得税纳税申报期限为季度（3月、6月、9月、12月）终了之日起15日内进行纳税申报。各专业委员会当季度举办的培训班及学术会议必须于当季度末最后一个工作日前报账完毕。

2、增值税发票抬头的要求：必须填写“广东省中医药学会”。

   增值税专用发票开票资料（可以抵扣专委会办班、办会收入产生的增值税）：

        发票名称：广东省中医药学会

        纳税人识别号：51440000515355820Y

        地址、电话：广州市淘金北路77号麓湖阁南塔404房 020-83600103

        开户行及账号：中国银行股份有限公司广州恒福路支行684761791019

3、发票内容和开支范围的要求：必须与实际开展的学术会议和继续教育项目班相关。

4、结算方式：同一单位的支出金额在人民币一万元以下尽量采取支票或银行转账方式结算，同一单位的消费金额在人民币一万元以上（含一万元）必须采用支票或银行转账方式结算，如确实需要使用现金结算同一单位的消费金额在人民币一万元以上（含一万元），必须由专业委员会主任委员向学会财务负责人申请并提交书面需现金结算原因。

5、会议办班期间使用的办公文具和配件耗材必须在发票上列明具体内容，未注明品名、数量，必须在发票背面注明用途，单张发票金额一般不得超过人民币2000元。邮寄费、通讯费按照实际发生额报账。

6、资料印刷费（包括复印费、打印费）发票金额超过人民币壹万元（含壹万元），必须附有费用清单或协议、合同，均通过银行转账方式进行结算。

7、会议办班期间发生的会议费、场地费、住宿费按照实际费用项目列支。注：发票上的收款单位必须与通知上的地点一致（筹备工作和临时出差的住宿费另作处理）。均通过银行转账方式进行结算。

8、飞机票、火车票是实名制，取得时必须仔细查验真伪及核对身份证号。国内飞机票人员报销范围为专业委员会人员或会议办班通知上邀请的专家，飞机票背面须注明“邀请授课专家”、“特邀嘉宾”或“工作人员”等用途信息；外籍专家的国际航班机票，按照税务局要求，须以课酬或劳务形式发放并申报缴纳相关税款。飞机票的保险费不得在此报销。

9、会议办班期间专业委员会人员或会议办班通知上邀请的专家发生租车费、出租车票、汽车客票可直接报账，借用车辆发生的汽油费发票抬头须填写“广东省中医药学会”，实际发生的路桥费、停车费可直接报销，但汽车维修费不得在此报销。

10、会场背景、摄影录像、光盘制作的费用发票金额超过人民币壹万元（含壹万元），必须附有费用清单或协议、合同，均通过银行转账方式进行结算。

11、发生的符合条件的广告费和业务宣传费：不超过当年收入的15%的部分，准予扣除，发票金额超过人民币壹万元（含壹万元），须有合同或协议和媒体传播资料。

12、学术会议和继续教育项目班发放的课酬、劳务据实申报列支，申报列支条件：由当事人分别在发放表和委托书签名并提供身份证复印件。申报列支标准：发放的课酬、劳务金额参照广东省《省直党政机关和事业单位培训费管理办法》里规定执行，具体由各专业委员会主任委员负责合理控制比例。

13、业务招待费（包括餐费、食品、礼品）：不得超过当年收入的0.5%，超过部分须按照《中华人民共和国企业所得税法》及税务局的要求缴纳25%企业所得税。

14、如通过旅行社或者会议公司承办学术活动，必须签订合同或协议，合同或协议上必须写明与发票开票项目相符的服务内容和费用标准，包括代租场地费、代订住房费、代包车费，并且必须通过银行转账方式进行结算。

15、发票签字要求：每张发票背面都需经办人/证明人、主任委员等至少两人以上签名，然后汇总发票并填写费用报销单，再由主任委员在费用报销单“领导审批”处签名确认合计金额即交学会财务部。

16、组织学习的培训费用按实际发票报账（需专业委员会提前向学会提出申请并得到同意）。

17、依照《中华人民共和国企业所得税法》税法规定，企业所得税税率为25%，即专业委员会产生的结余，分季预缴，按年汇总申报企业所得税（税率25%），请各专业委员会做好收支预算，及时报账。

（三）借支和预付的手续

1、借支金额的要求：专业委员会每次借支现金限额为人民币叁万元以下，如确实需要，最高借支限额为人民币伍万元。具体手续：由经办人填写借支单，经主任委员审批、报学会财务负责人批准方可办理。

2、专业委员会预付费用的要求：采用支票或银行转账方式付款。具体手续：先由经办人填写支付证明单，经主任委员审批、学会财务负责人批准，再将对方单位银行账号等相关资料提交学会财务部方可办理。

3、对于厂家支持学术活动，需要学会财务部先开具发票后支付费用的情况：必须提交有该专业委员会主任委员签字，同意在一定时间内追回该款的承诺书，并附上合同或协议方可办理。

（四）报销及借支流程

1、专业委员会费用报销流程

经办人签字→证明人签字→主任委员审批→会计核查票据→财务主管审核→学会财务负责人审批→出纳报销

2、专业委员会借支流程

借款人→填写借支单→主任委员审批→学会财务负责人审批→出纳付款

3、各专业委员会的经办人和借款人（领款人）要求是该专业委员会的工作人员，以便及时进行联系与对账。其他人员经办和借（领）款必须经该专业委员会主任委员签名授权委托。    

（五）经费管理

1、学术会议经费管理参照广东省《省直党政机关和事业单位培训费管理办法》。

2、学术会议经费收支由学会财务统一管理，各种收入应如数入账，不得设“账外账”。

3、学术会议召开前，各专业委员会按照“以会养会，专款专用，量入为出”的原则，做好经费预算，其中劳务费支出原则上不得高于总支出50%。预算经主任委员审核后，报学会秘书处财务审核并备案，学术会议召开时，财务严格按预算支付，拒绝预算外支出。

4、如国家法律政策或国家税务总局有新制度新规定，按新制度新规定执行。

备注：广州市越秀区国家税务局通知学会从2016年7月1日起由小规模纳税人变更为一般纳税人，增值税税率由3%变为6%，请各专业委员会根据最新税率及时调整办班办会收支预算。

（六）联系电话

广东省中医药学会-财务部：020-83600103。

会计-郑秋博：13580501584。出纳-马耿亮：13640834318。

五、文件下载

为方便各专业委员会下载文件，学会设立了一个公共邮箱：gdzyyxh001@163.com,密码为000000，委员候选人推荐函、委员推荐表、入会申请表、给厂商邀请函模板、《广东省中医药学会学术资助协议》等各类表格均可从公共邮箱下载。